Si prega di tenere conto che in seguito alla diversità dei singoli cataloghi le ricerche effettuate in alcuni cataloghi dei partecipanti non producono sempre risultati ottimali (vedi in basso).

Maiuscole/ minuscole
Il catalogo elettronico non è sensibile a maiuscole/ minuscole.
Segni diacritici
Segni diacritici (ä, ö, ü) e il simbolo "ß" possono essere indifferentemente mantenuti o no nei campi di ricerca (ä = ae, ö = oe, ü = ue, ß = ss)

Operatori booleani
Default per l’uso di più campi di ricerca è "AND". Anche usando soltanto un campo di ricerca viene messo automaticamente "AND". L’uso esplicito degli operatori "And" e "OR" è possibile. Nel campo di ricerca "titolo" dovrebbe essere possibile una ricerca di "frasi" messe tra virgolette.

Troncamento
Se non è nota l'ortografia precisa di una parola o se si vuole estendere la ricerca per lo specifico campo a tutte le parole che contengono la parola data, si può effettuare il troncamento della parola, usando il carattere "?".
Ad esempio: restaur?
ricerca di "restaurare", "restauratore", "restauro", "restaurabile" ecc.
Nel campo di ricerca "autore" il troncamento è automatico.
Nel campo di ricerca "anno" non è possibile effettuare il troncamento.
Attenzione: Alcuni cataloghi dei partecipanti attualmente non permettono un troncamento oppure soltanto per certi campi di ricerca.

Risultati della ricerca
Per ogni campo viene prodotta una lista ordinata dei record. Nella lista dei record trovati fino a trenta voci sono indicati in forma di titoli brevi, eventuali ulteriori voci vengono previste. Con un click del mouse su un titolo nella lista dei record oppure sul tasto "voci ulteriori" si ottiene l’informazione completa del catalogo dei partecipanti, che compare in una finestra nuova. Solo l’informazione completa nel contesto originale del catalogo dei partecipanti fornisce le informazioni bibliografiche complete con informazioni dell’ubicazione e all’occorrenza ulteriori servizi come criteri di ricerca aggiuntivi, riassunti, distribuzione, prestito interbibliotecario, oppure un servizio di ordinazione e fornitura online. È possibile ottenere una versione stampa ottimizzata dei risultati cliccando sul tasto corrispondente.

Tutte le parole
La ricerca nel campo "tutte le parole" corrisponde a una ricerca nel 'Basic Index' (indice di base). Comprende ogni sorta di termini, in particolare: parole chiave (dal titolo), autori, istituzioni, voci (dalla soggettazione), editore, luogo di pubblicazione, se possibile anche ISBN/ISSN e anno di pubblicazione come pure ulteriori informazioni come note a piè di pagina, riassunti, sintesi di documenti d’archivio ecc. ISBN/ISSN vengono riconosciuti automaticamente. Una serie di quattro numeri corrispondente a un anno viene interpretata automaticamente come l’anno di pubblicazione. Ulteriori informazioni si trovano nelle spiegazioni seguenti dei campi di ricerca. Si cercano dati di pubblicazioni che contengono tutte le parole di ricerca (operatore "AND") in qualsiasi combinazione.
Il catalogo della FH Köln, specializzata in restauro non fornisce questo campo.
Il catalogo collettivo di Firenze-Monaco-Roma interpreta anche risultati ottenuti dalla indicizzazione a base linguistica di MILOS.

Titolo
In questo campo si può effettuare la ricerca sia attraverso parole isolate del titolo che per singole voci. È necessario inserire solo termini di senso specifico, perché parole frequenti o troppo generiche (ad esempio "e", "lui", "lei", "the") non possono essere ricercate attraverso questo sistema di parole chiave. Quando vengono immesse più parole in un campo di ricerca, il sistema aggiunge automaticamente l’operatore "AND".
Se non è nota l’ortografia esatta di una parola o di una voce o se si vuole estendere il dominio di ricerca per lo specifico campo a tutte le parole che contengono la parola data è possibile effettuare un troncamento.
In questo campo di ricerca è possibile effettuare una ricerca per frasi determinate, mettendole tra virgolette. Vedi sopra le spiegazioni sotto Operatori booleani.
Secondo la natura del catalogo dei partecipanti, il campo titolo può tener conto delle singole voci delle note a piè di pagina, riassunti ecc.

Autore
Nel campo di ricerca "autore" possono essere ricercate pubblicazioni attraverso l’autore o altri collaboratori (ad es. curatori, editori, redattori, artisti, illustratori, traduttori).
All’occorrenza è possibile cercare in questo campo anche sotto il nome di un singolo recensore oppure l’autore di un’opera recensita (si annota che questa ricerca riguarda attualmente soprattutto il catalogo collettivo Firenze-Monaco-Roma). Nel campo di ricerca può essere inserita solo una persona. Va inserito il cognome, poi una virgola, uno spazio e quindi il nome.
Esempio: Zimmermann, Hans. All’atto della ricerca è automatico il troncamento a destra: con l’inserimento del nome suddetto può essere trovato anche "Zimmermann, Hans Peter" oppure "Zimmermann, Hansjörg".
Attenzione: Alla ricerca di nomi con particelle come "Goethe, Johann Wolfgang von" oppure "Os, Henk van" secondo le regole di alcuni dei cataloghi dei partecipanti le particelle come "von","van" ecc. non vengono utilizzate, o se vengono utilizzate, lo sono in modo differente. Questo vale anche per la ricerca nel campo "tutte le parole".

Voce per soggetto
Si intende "voce per soggetto" un termine che descrive il contenuto tematico di una pubblicazione. Nella maggior parte dei casi questi termini provengono da un vocabolario tipo tesauro. Nelle biblioteche tedesche si tratta spesso della 'Schlagwortnormdatei' (banca dati delle parole normalizzate per la soggettazione). Di regola le voci per soggetto si usano in forma singolare. Nel caso dell’uso di questo campo per le voci inserite il sistema aggiunge automaticamente l’operatore "AND".
Se non conoscete precisamente la grafia di una voce per soggetto o se volete cercare varie grafie in una unica ricerca potete effettuare un troncamento.
In seguito alla diversità e alla internazionalità dei cataloghi collegati come anche a causa della parziale mancanza della soggettazione una ricerca di questo genere effettuata in tutti i cataloghi non dà sempre risultati esaustivi. Si consiglia in questo caso di limitarsi a pochi cataloghi (a.e. solo quelli tedeschi) o di ripetere la ricerca in varie lingue. Soprattutto una ricerca con i nomi propri permette risultati efficaci nel campo "voce per soggetto". Ulteriori informazioni sulle regole specifiche per la soggettazione troverete sui siti web delle biblioteche in questione.

Istituzione
Permette la ricerca di luoghi, delle opere d’arte legate a un luogo o delle istituzioni trattate in pubblicazioni, ad esempio associazioni, società, istituti, università, accademie, ditte, ma anche stati, paesi, comuni, ministeri, parlamenti, ecc. come pure manifestazioni (congressi ecc.).
Il nome completo delle suddette istituzioni viene richiamato anche attraverso una parola chiave del nome stesso, senza che sia necessariamente rispettato un preciso ordine dei termini immessi.
Attenzione: Alcuni cataloghi dei partecipanti (Gulbenkian, Getty) non permettono questo campo. Altri, particolarmente i sistemi anglo-americani, lo forniscono con contenuti più completi delle indicazioni del nome in generale. Per la ricerca di cataloghi d’aste è consigliato all’occorrenza fare riferimento ai campi "tutte le parole" oppure "titolo".

Anno
In questo campo di ricerca può essere inserito l’anno della pubblicazione dell’opera cercata (nella forma di "1998", non "98"). La ricerca secondo l’anno della pubblicazione dev’essere sempre combinata con un altro campo di ricerca (parole del titolo, autore ecc.).
Attenzione: Non viene considerato dal catalogo di ART-Guide.

ISBN / ISSN
Nel campo di ricerca "ISBN" oppure "ISSN" è possibile effettuare la ricerca di una pubblicazione secondo il suo International Standard Book Number oppure suo International Standart Serial Number.

Editore
Nel campo di ricerca "editore" una pubblicazione può essere cercata attraverso la casa editrice e di regola anche il luogo di pubblicazione. Se non sono noti il nome o l’ortografia precisa di una casa editrice oppure se si vuole estendere la ricerca per lo specifico campo a tutte le parole che contengono la parola data, si può effettuare i troncamento della parola.
Esempi: Hirmer oppure Electa
Mon? trova Mondadori, ecc.